Gestion unifiée de PI pour les cabinets juridiques

ANAQUA Essential est une solution de gestion d’activité de propriété intellectuelle exhaustive et hautement configurable. L’ensemble de vos activités peut en bénéficier pour un fonctionnement infiniment plus efficace et rentable. L’architecture modulaire ANAQUA vous permet de répondre à vos besoins immédiats et d’élargir votre activité de la manière que vous jugez adéquate. ANAQUA Essential est disponible à titre de solution sur site ou basée sur le nuage.

Module de base pour les cabinets juridiques

L’ensemble des modules Essential tire parti d’un ensemble commun de services partagés vous permettant de cesser l’utilisation des systèmes existants de gestion de documents, des portails et applications de collaboration, pour une réduire à la fois le risque et les coûts.

Gestion des brevets

La gestion des brevets d’ANAQUA permet une optimisation considérable de l’efficacité de même qu’une réduction des coûts grâce aux flux de travaux automatisés et à une collaboration sur le Web entre le personnel administratif, les avocats et les clients. Le système fournit un référentiel d’informations partagé, sécurisé et central, ainsi qu’un environnement sans papier pour la rédaction, le dépôt et les procédures d’obtention de brevets.

Gestion des marques

Le logiciel ANAQUA pour la gestion des marques est réputé dans le secteur comme le système de premier plan en cette matière. L’approche collaborative tout à fait unique d’ANAQUA permet une augmentation drastique de l’efficacité en matière de gestion des portefeuilles mondiaux de marques.

Gestion des dessins

Anaqua comporte un module unique permettant la gestion de dessins à titre de type d’actif de propriété intellectuelle distinct. La gestion de dessins peut également être assurée dans le module de brevets comme un type de brevet. Les règles applicables des pays sont intégrées dans les deux modules, et prennent en compte les législations internationales en matière de dessins, y compris le système de La Haye. Le module de gestion des dessins comprend une galerie d’images pour un stockage illimité d’images de dessin. Une ou plusieurs images peuvent être téléchargées grâce à la fonction glisser-déplacer dans le navigateur.

Le module de gestion de dessins comprend la fonctionnalité ANAQUA de gestion des documents et du courriel, le flux de travail, l’application One-Page Docketing™, la collaboration, les classifications et les liens vers les dossiers connexes.

Examens de PI

De plus, le module d’Examen de PI ANAQUA permet aux cabinets juridiques de définir et de gérer les examens des portefeuilles de leurs clients en utilisant les flux de travaux configurables, ainsi que les outils de collaboration d’ANAQUA. Chaque examen de PI utilise le référentiel de documents et de courriel, les classifications, les questionnaires, la création de rapports et d’autres fonctionnalités standard. Actifs groupés et liens vers un ou plusieurs examens, saisies de décisions et nouvelles classifications attribués à plusieurs actifs en une seule opération.

Le module d’Examen de PI prend en charge les types les plus variés de projets. L’Examen proactif permet aux cabinets juridiques d’effectuer des analyses de contrefaçon pour leurs clients, visant à évaluer le potentiel de licences croisées ou les opportunités de revendication de PI. D’autres examens de PI prennent en charge les études de liberté d’exploitation (FTO), l’analyse concurrentielle et la cartographie des espaces vierges de propriété intellectuelle. Le module d’examen de PI fournit également une assistance complète en matière de gestion des actifs de PI dans le cadre des organisations de normalisation du secteur, notamment la gestion des organisations de normalisation et le processus de déclaration (y compris la rédaction des lettres d’assurance).

Gestion des procédures judiciaires

Le module Conflits permet aux clients de créer et de gérer les procédures judiciaires, les oppositions, les annulations, les révocations, les contrefaçons, les mesures d’exécution et d’autres litiges. Chaque conflit est mis en lien avec les dossiers de PI connexes pour faciliter un suivi des litiges associés à un actif. Le statut et l’activité du conflit sont suivis, communiqués et enregistrés, les opinions sont recueillies et les documents sont chargés.

Gestion des contrats

ANAQUA Essential propose un système optionnel de gestion de contrats et de licences pendant toute la durée de vie de ces accords. Il peut être configuré pour répondre aux besoins du cabinet et de ses clients.

Cette application a la capacité de gérer tous les types de contrats, et plus spécifiquement les licences de PI, notamment les concessions réciproques de licence en interne, la prise et l’octroi de licences. Il comporte un système de gestion sans papier qui saisit les conditions du contrat, les tierces parties, les actifs de PI, les conditions financières ainsi que l’ensemble des documents et de la correspondance. Tous les actifs de PI sont liés entre eux afin que vous puissiez immédiatement identifier ceux qui sont associés à une licence ou encore les accords incluant un actif.

Le flux de travail configurable d’ANAQUA Essential prend en charge la gestion des processus contractuels tels que les approbations, les examens réguliers, la conformité aux conditions telles que les renouvellements, les rapports notamment l’attribution de tâches, les notifications, les alertes et les remontées d’incidents.

Procédures analytiques et création de rapports de PI

Le système ANAQUA est doté de puissants outils de requêtes et de création de rapports en ligne permettant aux dirigeants, aux avocats et au personnel du cabinet juridique d’accéder à des renseignements professionnels en matière de propriété intellectuelle.

Gestion de portefeuille

Les outils de gestion de portefeuille d’ANAQUA fonctionnent dans tous les modules et fournissent un environnement intégré pour la planification stratégique, la gestion et l’analyse de portefeuilles des actifs de propriété. La gestion de portefeuille comprend quelques outils principaux : les outils Classifications, la Matrice d’évaluation graphique et le module d’Examen de PI. Les outils puissants de recherche en ligne et de création de rapports d’ANAQUA permettent d’obtenir des renseignements professionnels pour aider au processus de prise de décision en matière de PI, lorsqu’un cabinet souhaite conseiller ses clients sur des stratégies et des priorités. En effet, ils disposent d’une interface graphique puissante permettant d’afficher et de modifier les classifications, d’attribuer et de déplacer les actifs.

Suivi des coûts et facturation

ANAQUA propose une gestion du suivi des coûts et de la facturation afin de minimiser les frais et d’optimiser les contrôles. L’application est également en mesure d’assurer des services plus efficaces de remise de facture et de création de justificatifs de paiement auprès de votre réseau de mandataires et de clients avec lesquels vous collaborez sur le système ANAQUA. Le système de facturation en ligne d’ANAQUA peut être utilisé de façon autonome ou être intégré à d’autres systèmes financiers pour le paiement des factures. Dans les deux cas, le système réduit considérablement la saisie de données et le traitement manuel des factures pour le service chargé de la PI.

Le module de Facturation et suivi des coûts fournit un système de paiement électronique en ligne pour gérer le paiement et l’encaissement des factures dans plusieurs devises. De plus, la fonctionnalité de suivi des coûts permet aux dirigeants des cabinets d’attribuer des coûts spécifiques pour chaque type de tâche et pour chaque fournisseur, pays par pays. Les factures portant sur des questions diverses peuvent être téléchargées en toute sécurité puis acheminées pour autorisation.

  • Les frais de l’Office des brevets, entre autres, sont automatiquement affectés aux actifs correspondants de PI
  • Système de facturation en ligne entièrement électronique, sans papier, prenant en charge de nombreuses devises
  • Saisissez toutes les informations de paiement nécessaires
  • Accès donné aux fournisseurs pour établir des demandes de facture et charger des factures
  • Éléments de coûts créés à partir de listes de prix spécifiques aux fournisseurs
  • Frais appliqués automatiquement lorsque les actions sont prises
  • Validation automatisée et flux de travail pour l’approbation du paiement
  • Lien vers les systèmes financiers d’autres entreprises

Portail client

ANAQUA Essential propose un Portail client optionnel aux cabinets juridiques permettant un accès client en ligne aux statuts des affaires ainsi qu’aux rapports de portefeuille. Le Portail est un site Web sécurisé et protégé par un mot de passe auquel les clients peuvent accéder grâce aux navigateurs habituels. Il peut être configuré avec une page d’accueil où peut figurer le logo du cabinet. Des rapports ainsi que des tableaux de bord peuvent être créés pour l’ensemble des clients ou pour répondre aux exigences individuelles de certains.

Le portail peut également être configuré pour permettre aux clients de soumettre des demandes en ligne telles que des recherches de marques, des demandes de brevet ou des examens en matière de contrefaçons. Les demandes sont soumises à l’aide de formulaires Web configurables, incluant le téléchargement de documents. Une fois la demande soumise, un flux de travail est déclenché pour y répondre et adresser une confirmation au client.

Hébergement

Anaqua utilise les services d’un partenaire assurant la gestion d’hébergement. Il est certifié 70/SSAE 16 Type II pour les normes de sécurité et de disponibilité, et compte de multiples sites d’hébergement.

Nos spécialistes d’Anaqua, parfaitement au fait des besoins en matière d’hébergement sur le Web et de PI, assurent un service rapide, simple et réactif. Grâce à notre approche de service complet, le client Anaqua fait l’expérience d’un niveau exceptionnel de satisfaction, souvent à moindre coût et avec une fiabilité plus grande que les organisations informatiques en interne ou les services alternatifs d’hébergement.

Les clients d’ANAQUA des cabinets juridiques ont la possibilité de choisir Anaqua pour assurer l’hébergement et la gestion de leur système. Des options flexibles sont proposées telles que des serveurs dédiés ou encore une capacité de basculement vers des sites multiples.