Directeur informatique

Dans l’univers du cabinet de PI, basé sur les technologies, le directeur technique est souvent l’un des héros méconnus de l’entreprise. Vous devez assister les équipes juridiques et administratives pendant tous leurs projets technologiques. Qu’il s’agisse de gérer la sécurité et la précision des données, de suggérer et de mettre en œuvre des procédures normalisées d’exploitation (PNE) ou d’intégrer correctement les différents systèmes et silos de données. Votre mission est de protéger et d’optimiser les opérations quotidiennes de l’entreprise.

Un système unifié de gestion de la propriété intellectuelle

Un patchwork d’applications d’enregistrement, de systèmes de gestion des documents, de partages de fichiers, d’outils de collaboration et de solutions de contournement conduit à une redondance inutile de la saisie de données et des contrôles de qualité. Si les équipes juridiques ne disposent pas des informations et des documents nécessaires pour soumettre correctement les demandes à l’Office des brevets et pour servir les clients, l’entreprise peut perdre une partie de sa clientèle et même être accusée de faute professionnelle.

Le simple retrait de ces systèmes isolés en faveur d’une consolidation au sein de la plate-forme unifiée de PI proposée par ANAQUA, vous donne un accès immédiat à l’ensemble des documents liés et aux données bibliographiques. Avec ANAQUA, les affaires sont centralisées, faciles à trouver, elles peuvent être attribuées à différentes fonctions au sein du cabinet et utilisées dans la communication avec les clients.

La gestion intégrée des documents d'ANAQUA permet de traiter facilement tous les documents électroniques. Grâce à la Bibliothèque de documents et aux outils de gestion, créez un environnement de travail véritablement « sans papier » pour votre cabinet juridique : les documents et les e-mails sont intégrés dans le flux de travail. ANAQUA prend en charge l’intégration dans Microsoft Office, Gmail et d’autres systèmes d’e-mails IMAP. Triez et exportez les requêtes en ligne à l’aide de champs paramétrables par l’utilisateur et les recherches de texte intégral de dossiers, de documents et d’e-mails, ce qui vous permet de générer des rapports élaborés sur des données en temps réel.

Melanie Murdock
Melanie Murdock
Assistante juridique senior
Garlick & Markison

Nous pouvons désormais bénéficier de davantage de création d’idées et de déclarations d’inventions, pour ensuite effectuer une sélection rigoureuse de ces idées qui serviront notre stratégie, renforceront nos technologies et optimiseront notre position sur le marché.

Prise en charge de nouveaux clients sans oublis

Lors de la prise en charge d’un nouveau client, d’un nouvel avocat et de sa clientèle, ou lors du passage vers de nouveaux dossiers avec d’anciens clients, le chargement correct des documents et l’intégrité des données sont essentiels. L’oubli de dates ou la prise en charge de données erronées peut entraîner un certain nombre de problèmes et vous faire perdre la PI d’un client ou encore exposer l’entreprise à des accusations de faute professionnelle.

ANAQUA charge automatiquement en masse les documents et les e-mails en extrayant directement les informations exactes des documents et en les utilisant pour déterminer à la fois la destination de chargement, les métadonnées des documents et le flux de travail initial. La fonction OCR intégrée interprète automatiquement le format PDF, TIFF ou autre pour permettre une recherche de texte intégral sur les documents numérisés.

ANAQUA prend en charge les modèles de documents et d’e-mails dans plusieurs formats. Les utilisateurs peuvent créer des modèles personnalisés pour les e-mails ou les lettres, les formulaires pour l’Office des brevets et d’autres documents pour les cabinets juridiques ou les clients.

Webinaire
Rentabilité, risque et technologie
Anthony Greene - CRM, CIC, premier vice-président de Jamison Risk Services - présente les risques habituels qui se posent aux professionnels de PI, notamment les transferts de portefeuilles, la vérification de conflits et la diligence raisonnable.
  
 

Migration des données

Pendant la migration des données, la précision est essentielle. Les données incorrectes entraînent des erreurs et des dépassements de délais qui peuvent à leur tour faire perdre des revenus et potentiellement exposer à une faute professionnelle.

ANAQUA fournit un ensemble d’outils de chargement des données pour importer des informations sur les brevets, les marques, les dessins, les organisations, les contacts, les tâches, les contrats, les conflits et les classifications à partir de tableaux Excel, avec une création de dossiers automatique. Les outils de chargement de brevets, marques et dessins prennent en charge la mise à jour de dossiers existants dans la base de données et chargent automatiquement les documents dans les dossiers.

ANAQUA permet également l’intégration dans des sources de données externes comme les Offices des brevets, pour extraire des données depuis ANAQUA Data Services et charger et valider ultérieurement les données initiales. Les données stockées dans ANAQUA sont comparables, corroborées par les données externes et mises à jour de manière sélective.

Les procédures normalisées d’exploitation prévalent

En tant que directeur informatique, vous devez trouver en permanence de meilleures manières de rationaliser les procédures normalisées d’exploitation du cabinet. Cependant, le décalage permanent entre les connaissances de la direction du cabinet juridique et ses attentes sur la manière dont les technologies peuvent les aider est une lutte sans fin.

Le moteur de recherche juridique d'ANAQUA dispose d’un flux de travail configurable dans lequel la législation nationale est intégrée. La configuration facile, sous forme de « glisser / déposer » du flux de travail permet de trouver les lois en vigueur, et offre un flux de travail rationalisé, basé sur des procédures normalisées d’exploitation nouvelles et existantes, soutenu par la direction dans ce contexte. Anaqua met à jour la législation nationale tous les trimestres, à travers toutes les plates-formes ANAQUA, ou bien selon les besoins spécifiques du client.