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Les systèmes d’enregistrement hérités vous empêchent de répondre aux demandes changeantes de vos clients. Une plate-forme de PI en ligne et moderne peut aider votre cabinet à fournir un service de qualité supérieure aux clients, à accomplir du travail à valeur ajoutée et générateur de revenus et à obtenir de nouveaux clients à un coût total moins élevé.

Un système unifié

Un patchwork d’applications d’enregistrement, de systèmes de gestion des documents, de partages de fichiers, d’outils de collaboration et de solutions de contournement conduit à une redondance inutile de la saisie de données et des contrôles de qualité. Le simple retrait de ces systèmes isolés en faveur d’une consolidation au sein de la plate-forme unifiée de PI proposée par ANAQUA, vous donne un accès immédiat à l’ensemble des documents liés et aux données bibliographiques. Avec ANAQUA, les affaires sont centralisées, faciles à trouver, elles peuvent être attribuées à différentes fonctions au sein du cabinet et utilisées dans la communication avec les clients.

Melanie Murdock
Melanie Murdock
Assistante juridique senior
Garlick & Markison

Anaqua est le meilleur système de gestion de données que j’ai jamais utilisé. Les applications sont illimitées - il ne s’agit pas seulement d’enregistrement.

Avantage concurrentiel

Dans le marché juridique actuel très compétitif, vous devez démarquer votre cabinet et en faire un leader de l’industrie. Les clients cherchent une entreprise qui puisse répondre à tous leurs besoins de manière efficiente et efficace.

ANAQUA est une plate-forme regroupant tous les outils dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre cabinet. ANAQUA fournit la meilleure automatisation du flux de travail de PI en cabinet, elle sert de source de données centralisée pour toutes les données de PI de votre cabinet et contient des espaces de travail personnalisés en fonction des postes, pour chaque membre de votre équipe de PI.

ANAQUA HyperView fournit des analyses de données sur plusieurs niveaux pour permettre à l’équipe dirigeante de votre entreprise de collecter des renseignements professionnels. Suit et gère les charges de travail des avocats et du personnel, identifie les meilleures pratiques de productivité et rationalise l’activité dans plusieurs services et bureaux pour garantir une meilleure efficacité et davantage de résultats.

Atténuation des risques

La principale source d’inquiétude des directeurs de PI est de manquer une échéance, ce qui pourrait faire perdre le positionnement stratégique du cabinet et un revenu potentiel, tout en exposant le cabinet à une accusation de faute professionnelle. La qualité des données, les différents systèmes et les registres déconnectés peuvent poser des risques, même pour les dirigeants de cabinets de PI les plus vigilants.

ANAQUA suit les indicateurs critiques liés au statut, aux délais, aux affectations, aux coûts et aux taux de subventions. Les règles de pistes d’audit et de remontée suivent et hiérarchisent toutes les tâches et les délais en attente pour assurer qu’ils soient terminés en temps utile. Lorsqu’une tâche prend plus de temps que prévu ou lorsqu’une échéance approche, ANAQUA génère automatiquement une notification pour que vous puissiez agir en fonction.

Une prise en charge plus précise

Lors de la prise en charge d’un nouveau client, d’un nouvel avocat et de sa clientèle, ou lors du passage vers de nouveaux dossiers avec d’anciens clients, le chargement correct des documents et l’intégrité des données sont essentiels. L’oubli de dates ou la prise en charge de données erronées peut entraîner un certain nombre de problèmes et vous faire perdre la PI d’un client ou encore exposer l’entreprise à des accusations de faute professionnelle.

ANAQUA charge automatiquement en masse les documents et les e-mails en extrayant directement les informations exactes des documents et en les utilisant pour déterminer à la fois la destination de chargement, les métadonnées des documents et le flux de travail initial. La fonction OCR intégrée interprète automatiquement le format PDF, TIFF ou autre pour permettre une recherche de texte intégral sur les documents numérisés.

Une facturation plus intelligente

Bien qu’ils ne soient pas généralement chargés d'assurer directement le relevé du temps passé, les membres de votre équipe administrative connaissent parfaitement les heures facturables de vos activités. Ils veillent à ce que les factures soient correctes, qu’elles soient envoyées aux clients à temps chaque mois et que les honoraires soient perçus pour les services rendus. Administration Les équipes qui n’effectuent pas ces activités correctement et dans les temps peuvent faire perdre des revenus au cabinet. Le module ANAQUA pour la gestion du temps et de la facturation permet de saisir les heures facturables ainsi que d’autres frais pour les dossiers, mais également de créer des factures et de gérer les paiements des clients. Créez des factures rapidement à l’aide de modèles personnalisables à remettre aux clients. Suivez la facturation avec le flux de travail configurable pour vous assister dans le recouvrement des paiements dus. Ceci garantit un suivi plus fluide et plus transparent des factures en souffrance pour les clients du cabinet.

Le module Facturation comporte un système de paiement électronique en ligne pour gérer le paiement et le recouvrement de factures dans plusieurs devises. La fonction de suivi des coûts vous permet d’attribuer des coûts spécifiques à chaque type de tâche et à chaque fournisseur, par pays. Le module Facturation électronique et suivi des coûts comporte un système de facturation en ligne électronique, sans papier, prenant en charge plusieurs devises, vous permettant de saisir toutes les informations de paiement nécessaires. Intégrez les modules de facturation dans les systèmes financiers de l’entreprise pour partager les informations et assister la gestion et la génération de rapports financiers.

Le Bureau virtuel

Avec ANAQUA, vous n’êtes plus lié à un endroit physique. Grâce à un simple accès Internet et via tout dispositif, les avocats, les assistants juridiques et les administrateurs peuvent travailler partout, sans besoin de recourir à des connexions VPN lentes et difficiles. Le bureau virtuel et sans papier vous permet d’éliminer l’utilisation d’un espace de bureau, de réduire voire de supprimer la nécessité de trajets professionnels, de poursuivre vos opérations en dépit de mauvaises conditions météorologiques ou d’événements perturbateurs. Il peut par ailleurs permettre d’embaucher et de retenir de nouveaux talents issus d’un vivier beaucoup plus vaste de ressources.

Richard Getz
Richard Getz
Partenaire
O’Shea Getz P.C.

Nous voulions une plate-forme accessible à tous, quel que soit le lieu de travail. Nous souhaitions également un système ne faisant pas non plus obstacle à notre capacité d’attirer et de retenir des juristes de talent, quel que soit leur domicile.