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Repenser la technologie au sein des Cabinets Conseils

Stratégie PI
Tags: Financial Management, AQX Law Firm

Dans notre dernier webinaire organisé avec IPWatchdog, John Lanza, partenaire Foley & Lardner, Sangeeta Shah, Présidente-Directrice Générale pour Brooks Kushman, et Jayne Durden, vice-président Law Firm Strategy pour Anaqua, ont discuté des facteurs de croissance des cabinets conseils. Ils ont également abordé des pistes pour mieux tirer parti des technologies comme les outils d’analyse des données et d’automatisation.

 

La technologie peut considérablement faciliter et optimiser la majorité des tâches des professionnels spécialisés en propriété intellectuelle. Pourtant, la plupart des cabinets conseils ne sont pas prêts pour une transformation digitale généralisée. Les éléments souvent cités comme nécessaires pour permettre la transformation digitale d'une organisation, quelle qu’elle soit, sont : l’intégration d’une technologie digitale, l’expérience client, l’agilité opérationnelle, la culture et le leadership, et les moyens donnés aux employés. Pour rendre possible ce changement, les entreprises tournées vers le futur placent leur croissance dans les mains de présidents-directeurs généraux et de partenaires qui connaissent le marché et le fonctionnement juridique. Ceux-ci sont également capables de faire fonctionner et croître une entreprise de plus en plus agile. Dans cet article, nous nous sommes penchés sur les tendances évoquées par le panel d’experts et comment Anaqua peut aider les cabinets conseils à :

 

  • S’assurer que la technologie est la structure-même autour de laquelle s’articule leur manière de mener leur business
  • Utiliser des systèmes analytiques pour mesurer les performances du cabinet et la charge de travail occasionnée par les opérations PI
  • Intégrer des technologies et des systèmes pour mieux connecter les données de PI entre elles
  • Créer des prévisions et des budgets de PI plus précis

 

Adopter la transformation digitale

Même si le besoin de croissance par la transformation digitale est bien présent, seuls 29 % des cabinets conseils pensent y être préparés et comprendre les solutions technologiques à leur disposition. Le changement peut être source de perturbations, et étant donné la nature opérationnelle des cabinets juridiques, éviter le changement est souvent considéré comme la meilleure option. Cependant, celle-ci est loin d’être viable sur le long terme. Les cabinets conseil visionnaires qui sont à la recherche de moyens d’accompagner leur croissance finissent souvent par considérer la technologie comme la réponse à leurs problèmes.

 

Utiliser des analyses pour mesurer les performances du cabinet

Avoir une meilleure visibilité des performances d’un cabinet est un autre défi abordé par le panel. Pouvoir mesurer et suivre les indicateurs-clés de performance autour des problématiques d’efficacité, de coût et de qualité est ce dont les cabinets conseil spécialisés dans le domaine de la PI ont besoin pour atteindre un nouveau pallier de croissance. Pousser l’analyse des données et intégrer les différents outils entre eux sont de véritables moteurs de changement.

 

Lorsqu’il a été demandé aux participants du webinaire comment la technologie devrait leur venir en aide dans leur quête d’amélioration de la productivité :

  • 47 % ont indiqué qu’ils auraient besoin de meilleures informations pour simplifier le travail de leurs juristes et être en mesure de les soutenir
  • 37 % ont signalé qu’ils désiraient une plus grande visibilité en matière de charge de travail imputée à leurs juristes et à leurs employés

 

Les juristes PI et les directeurs exécutifs sont à la recherche d’outils pour comprendre le niveau de charge de travail et être capables de passer en revue, d’assigner et de gérer les efforts de leurs équipes. Un processus si centré autour des données, remplaçant une gestion ad-hoc des charges de travail, facilite la répartition du travail et permet d’identifier les problèmes de performance.
 

Anaqua a récemment présenté à ses utilisateurs les tableaux de bord de Gestion de la charge de travail et d' Analyse de performance dans PATTSY WAVE. Ces tableaux de bord permettent aux chefs de cabinets de mieux gérer le grand volume de travail auquel ils sont confrontés. Pour mieux s’aligner sur les objectifs de leurs clients, les cabinets juridiques souhaitent également pouvoir mesurer l’efficacité et le taux de succès de leurs pratiques en matière de procédure à l’aide d’indicateurs-clés de performance, comme la durée moyenne de traitement, le taux de délivrance, etc. De tels indicateurs, alignés sur les objectifs du client, peuvent permettre aux cabinets conseils de suivre et d’aligner les performances du cabinet, tout en identifiant les domaines les plus productifs et ceux nécessitant des améliorations. Ce tableau de bord est un formidable outil pour aider à mesurer le succès et l’efficacité de votre cabinet dans le temps.

 

Tableau de bord d’analyse de la performance dans PATTSY WAVE

 

Intégrer la technologie PI

Les cabinets juridiques sont également souvent à la recherche de moyens de connecter leur logiciel de docketing avec leurs outils de gestion de documents. Jayne Durden a expliqué comment, avec l’acquisition de SeeUnity, Anaqua aide activement les cabinets juridiques en matière de connectivité. Dans PATTSY WAVE, par exemple, les cabinets conseil ont désormais accès à une intégration bidirectionnelle entre leur logiciel de docketing et leur système de gestion des documents (ou GED) :
 

PATTSY WAVE – Intégration GED à l’aide de SeeUnity

 

Créer des budgets PI fiables

Lorsqu’il a été demandé aux participants à quels autres défis ils sont confrontés lors de l’acquisition de données internes et externes, la source d’inquiétude la plus mentionnée a été le manque potentiel de précision et de fiabilité dans la prévision des budgets PI pour leurs clients. Jayne a expliqué comment le logiciel Global IP Estimator® d’Anaqua aide 75 % des cabinets juridiques les plus importants du marché à améliorer la fiabilité de leurs budgets. Ce logiciel donne également la possibilité de construire une stratégie d’analyse coûts-bénéfices à l’aide de multiples scénarios « conditionnels », ce qui permet d’éviter de devoir se reposer sur des conjectures tout au long du processus de budgétisation de la PI.

 

Conclusion

Dans notre époque en évolution perpétuelle et aux exigences toujours plus élevées, les cabinets conseils visent à être aussi efficaces que possible pour faire croître et développer leur entreprise. De plus en plus de cabinets reconnaissent le rôle critique que tient la technologie dans le développement futur de leur entreprise. Il est également pertinent pour ces mêmes cabinets d’avoir à leur disposition des outils et des données qui leur soient accessibles du bout des doigts et qui soient susceptibles d’améliorer leurs relations client, leurs prises de décision en matière de charge de travail, les performances de leurs entreprises et leurs budgets.