Ces derniers mois, Anaqua a interrogé des centaines de cadres dirigeants, responsables des opérations de PI et directeurs informatiques. Un sujet en particulier est ressorti de cette enquête : le besoin de connecter pleinement les processus et systèmes de gestion de la propriété intellectuelle pour gagner en efficacité.
D’après un sondage réalisé par le cabinet d'études International Data Corporation, les entreprises perdent entre 20 % et 30 % de leur chiffre d'affaires chaque année à cause de leur propre manque d'efficacité (Source). L'inefficacité des processus peut être due à des redondances, erreurs manuelles, technologies obsolètes, modèles de gestion cloisonnés ou à une mauvaise intégration des systèmes.
Quand j'échange avec des responsables de la propriété intellectuelle, ils commencent souvent par me parler de leur besoin d’optimiser l’efficacité des opérations et de l’absence de connexion entre leurs logiciels et leurs systèmes.
L'enquête Deloitte 2021 sur l'état des opérations juridiques a révélé que, indépendamment de l’âge des technologies concernées, « 45 % des équipes d’opérations juridiques utilisent entre cinq et dix technologies différentes pour soutenir leurs processus juridiques » et que « 30 % utilisent plus de dix solutions technologiques juridiques différentes » (Source, p. 16, p.19). Plus de la moitié des participants (52 %) ont déclaré que « les technologies juridiques ne sont pas intégrées à une taxonomie homogène des données, qui permettrait une meilleure visibilité sur les workflows et un reporting en temps réel des données ».
Les départements de PI sont nombreux à utiliser des logiciels multiples : pour la gestion des brevets et des marques, l’analytique, la budgétisation de la PI, la gestion des documents, la comptabilité, la gestion de l'innovation et plus encore. L’attention des professionnels de la PI est donc divisée entre la collecte de données à partir de sources externes et la complexité du système interne pour la gestion du portfolio PI. Voici quelques-unes des difficultés rencontrées par les équipes de PI :
Les systèmes censés fluidifier les opérations de PI peuvent au contraire nuire à l’efficacité des équipes par leur multiplicité : trop de logiciels à utiliser, trop de fenêtres à consulter, trop de temps perdu. Les données ne migrent pas d'un système à l’autre, forçant les équipes à chercher un moyen de connecter les systèmes entre eux pour les faire communiquer.
Les départements de PI se retrouvent alors à saisir des données manuellement, dans plusieurs systèmes qui nécessitent à chaque fois de se reconnecter, et à essayer d’extraire les données nécessaires pour les cabinets de conseil ou les acteurs internes. C’est ainsi que les entreprises finissent par dupliquer les saisies, les factures et autres dossiers, chaque élément étant enregistré dans un système différent. Ces situations peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise, une insatisfaction au travail pour les collaborateurs, des erreurs de saisie et plus encore.
Anaqua s’attache à créer toujours plus de valeur pour ses clients. Ainsi, nous avons créé AQX®, une plateforme de gestion de la PI entièrement connectée, qui rassemble tous les programmes utilisés chaque jour par les départements de PI internes et les cabinets de PI. Un grand nombre de clients viennent nous voir car ils sont freinés par l'inefficacité de leurs systèmes de PI, obsolètes ou développés en interne. Ils sont ensuite surpris des améliorations spectaculaires apportées par l’adoption d'une plateforme intégrée de gestion de la PI.
Edward Crooks, vice-président et conseiller exécutif de la PI chez Diebold Nixdorf, en témoigne : « Notre entreprise connaît une croissance rapide à l’international. Nous cherchions donc un système de PI suffisamment avancé pour intégrer des outils d’analytique et des tableaux de bord. Nous avons été impressionnés par la solution complète de gestion de la PI offerte par Anaqua, ses services intégrés, son automatisation des workflows et son intégration des conseillers externes. »
Migrer vers une plateforme de propriété intellectuelle entièrement intégrée change la donne. Les équipes de PI ont ainsi toujours à portée de main les outils dont elles ont besoin pour gérer les actifs : saisir des données, correspondre avec les bureaux de brevets et marques, payer des annuités, envoyer des factures, planifier le budget, analyser le portfolio... Ces fonctionnalités sont centralisées en un seul et même outil. Autrement dit, le tout est plus que la somme des parties.
Auteur : Vincent Brault, vice-président directeur Produits et Innovation