Umstrukturierung: IP-Kanzleien mit Wachstumsmentalität

Im letzten Webinar mit IPWatchdog, haben John Lanza, Partner bei Foley & Lardner Sangeeta Shah, CEO von Brooks Kushman, und Jayne Durden, Vice President der Abteilung Law Firm Strategy bei Anaqua über verschiedene zentrale Treiber des Wachstums für Kanzleien gesprochen und darüber, wie Kanzleien ihre technischen Lösungen, wie Datenanalysen und Automatisierungstools besser nutzen können.

 

Ein großer Teil der Arbeit der IP-Anwälte kann mit Technologien effizienter vereinfacht und verbessert werden. Und trotzdem sind die meisten Kanzleien nicht gut auf die digitale Transformaiton vorbereitet. Die Integration der digitalen Technologien, Kundenerfahrung, operative Flexibilität, Kultur und Leitung sowie das Training der Mitarbeiter werden oft als grundlegende Elemente für die digitale Transformation genannt. Um diesen Wandel erfolgreich abzuschließen, vertrauen zukunftsorientierte Kanzleien ihr Wachstum Geschäftsführenden und Partnern an, die ihr Rechtsgeschäft kennen und Erfahrung in der Verwaltung und Entwicklung einer agilen Kanzlei haben. In diesem Blog sehen wir uns die wesentlichen Trends an, die die Experten erwähnt haben und erklären, wie Anaqua dabei hilft

 

• • Zu gewährleisten, dass Technologie das Rückgrat der Unternehmensverwaltung ist
• • Analysen zu verwenden, um die Kanzlei-Performance und den Workload der IP-Operationen zu bestimmen
• • Technologie und Systeme zu integrieren, um IP-Daten besser zu verbinden
• • Präzisere IP-Prognosen und Budgets zu erstellen

 

Digitale Transformation annehmen

Auch wenn ein von der digitalen Transformation gesteuertes Wachstum notwendig ist, glauben nur 29% der Kanzleien dass sie gut vorbereitet sind und die Technologielösungen verstehen. Änderungen können Unterbrechungen darstellen und aufgrund der operativen Natur der Kanzleien wird die Entscheidung keine Änderungen vorzunehmen meistens bevorzugt. Allerdings ist sie nicht nachhaltig. Vorausdenkende Kanzleien, die Wege analysieren, um Wachstum zu fördern, sehen Technologie als die beste Lösung.

 

Analysen zur Leistungserfassung

Ein anderer Punkt, den die Experten besprochen haben, ist ein besserer Einblick in die Kanzleileistung. Damit IP-Kanzleien den nächsten Schritt in Richtung Wachstum machen können, sollten sie Leistungskennzahlen zu Effizienz, Kosten und Qualität erfassen und über die Zeit analysieren. Die Verwendung einer höheren Anzahl an Datenanalysen und eine nahtlose Integration zwischen verschiedenen Tools ist ein wahrhafter Motor für Änderungen.

 

Als Webinar-Teilnehmer gefragt wurden, wie Technologie bei der Produktivitätserhöhung helfen soll, sagten sie folgendes:

• 47 % wünschten sich bessere Informationen, um ihre Anwälte zu unterstützen
• 37 % sagten aus, dass sie mehr Einsicht in das Arbeitspensum der Anwälte und der Mitarbeiter bräuchten.

 

IP-Anwälte und Betriebsmanager suchen nach Tools, um das Arbeitspensum zu verstehen und nach Zeitspannen zu analysieren. Das Ziel dabei ist, die Anstrengungen ihrer Teams zu erfassen und zu verwalten. Solch ein datengesteuertes Management des Arbeitspensums unterstützt die Arbeitsaufteilung und identifiziert Engpässe zuverlässiger als eine spontane Arbeitszuweisung.

 

Anaqua hat ein neues Dashboard für das Management des Arbeitspensums und ein Leistungs-Analysen-Dashboard in PATTSY WAVE veröffentlicht, die Kanzleichefs dabei helfen, das hohe Arbeitspensum besser zu verwalten. Um den Kundenzielen besser zu entsprechen, möchten Kanzleien ihre Effizienz und den Erfolg der Schutzrechtverwaltung messen. Dafür verwenden sie wichtige Performance-Metriken, wie die durchschnittliche Anhängigkeit, die Erteilungsquote, etc. Diese wichtigen Metriken, zusammen mit den Kundenzielen, helfen Kanzleien dabei, ihre Performance zu messen und produktive sowie zu verbessernde Bereiche zu identifizieren. Dieses Dashboard ist ein gutes Tool, um den Erfolg und die Effizienz Ihrer Fachleute über die Zeit zu messen.

 

Performanceanalyse-Dashboard in PATTSY WAVE

 

IP-Technologie integrieren

Kanzleien suchen oft nach einer Möglichkeit ihre Docketing-Software mit ihrer Dokumentenmanagement-Software zu verknüpfen. Jayne Durden hat erklärt, wie Anaqua durch die Übernahmen von Connectivity (früher SeeUnity) –– dem branchenführenden Unternehmen zur Integration von Technologie in Kanzleien und Rechtsabteilungen – Kanzleien mit der Verknüpfung ihres DMS helfen kann. In PATTSY WAVE zum Beispiel, haben Kanzleien nun eine bidirektionale Integration zwischen ihrer Docketingsoftware und ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS):

 

PATTSY WAVE - DMS-Integration mit Connectivity

 

Genaue IP-Budgets erstellen

Bei der Nachfrage nach weiteren Herausforderungen interner und externer Daten, war die Top-Antwort der Beteiligten eine höhere Genauigkeit in der Prognose der IP-Budgets für Kunden. Jayne hat gezeigt, wie Anaquas Global IP Estimator® Software 75% der besten Kanzleien bei der Verbesserung der Budgetgenauigkeit hilft. Er unterstützt ebenfalls dabei, die Kosten-Nutzen-Analyse strategisch einzusetzen, indem verschiedene „was wäre, wenn“-Szenarios verwendet werden. Dadurch werden Spekulationen über den gesamten IP-Budgetprozess erheblich umgangen.

 

Fazit

In diesen fordernden und ständig wechselnden Zeiten streben Kanzleien danach, für das Wachstums ihres Betriebs so effizient wie möglich zu sein. Immer mehr Kanzleien sehen die grundlegende Rolle, die Technologie im Wachstum und der Zukunft der Kanzlei spielt. Für Kanzleien ist es wichtig, Tools und Daten zur Hand zu haben, mit denen sie die Kundenbeziehungen, die Entscheidungsfindung zum Arbeitspensum, die Kanzleiperformance und das Budget verbessern können.