Day in the life
Guide à l’attention des Services Gestion Brevets
Voici Emma, Responsable Gestionnaire Brevets dans un cabinet de conseil en propriété intellectuelle international dynamique. Au quotidien, elle aide son service à se développer en améliorant l’ensemble de la saisie, des procédures brevets et des procédures internes. Son équipe assure les dépôts de brevets dans le respect des calendriers et de l’intégrité des informations, en étroite coordination avec les ingénieurs brevets en charge des dossiers. Dans son cabinet, elle est la personne de référence pour tout ce qui concerne AQX® Law Firm, la plateforme de gestion de la PI avec laquelle ils travaillent.
Une journée dans la peau d’un Gestionnaire Brevets utilisant AQX
09:00
Emma ouvre AQX, où elle consulte l’état du traitement automatique des documents dans sa boîte de réception dédiée à la gestion administrative de la PI. L’outil collecte les données bibliographiques et les échéances, identifie le type de document et extrait les informations des formulaires des offices de brevets. En somme, la plateforme AQX automatise un grand nombre de tâches qu’Emma devait faire manuellement auparavant. Elle peut ainsi consacrer davantage de temps à étudier les communications avec les correspondants étrangers et les clients et à s’assurer que les ingénieurs brevets disposent des informations dont ils ont besoin.
09:30
Emma organise et prépare le travail de ses gestionnaires PI pour qu’ils puissent démarrer la journée sur de bonnes bases. Elle traite les courriers des offices qui doivent être validés ou enregistrés manuellement. Sur AQX, elle valide les données et en affecte la vérification à ses collaborateurs. Elle suit l’avancement des correspondances directement sur la plateforme, au lieu de saisir les informations à la main. Cela lui permet d’être plus disponible pour répondre aux questions de ses collaborateurs sur les formalités relatives aux procédures de PI.
11:15
Blanche, une collaboratrice d’Emma, se connecte à AQX. Un message l’invite à examiner et à valider une notification d’abandon. Emma s’assure auprès de Blanche que celle-ci respecte bien le processus interne du cabinet pour la confirmation de la demande émise par le client et approuve la notification d’abandon.
12:30
Michaël, un autre collaborateur d’Emma, sera en déplacement la semaine prochaine. Avec AQX Calendar View , Emma répartit donc la charge de travail entre le reste de l’équipe. Elle se connecte à AQX afin de passer en revue les tâches affectées à Michaël pour la semaine prochaine et de les réattribuer à ses autres collaborateurs. Emma peut désormais se concentrer sur le travail complémentaire de validation des données et de reporting.
14:40
Emma consulte les e-mails de son équipe et découvre qu’elle a reçu des instructions pour une extension à l’international dont l’échéance arrive cette semaine. Emma importe l’e-mail dans la boîte de réception de la fonction de traitement automatique des documents sur AQX. Une fois le document traité, le fichier est prêt à être transféré à l’ingénieur brevet en charge du dossier avec les instructions appropriées.
16:30
Emma consulte l’un de ses collègues, Paul. En vérifiant les rapports, elle s’assure que toutes les tâches importantes de la journée ont été réalisées et marquées comme terminées. Dans le cas contraire, elle contacte les ingénieurs brevets concernés.
17:30
Quelle journée chargée ! Heureusement, Emma a pu finir tout son travail grâce à AQX. Elle peut désormais rentrer chez elle l’esprit tranquille, sachant que les informations qu’elle a traitées aujourd’hui ont été reçues, enregistrées et validées dans la plateforme de gestion de la PI du cabinet.
Faites évoluer votre administration des brevets avec le traitement automatique des documents disponible sur AQX 11
TÉMOIGNAGE
"La fonction de traitement automatique des documents offerte par AQX traite tous les courriers que nous recevons des offices de brevet. Elle occupe une place centrale dans nos activités. Avant, avec notre ancien workflow entièrement sur support papier, il nous fallait parfois jusqu’à trois jours pour traiter un courrier et le transmettre au professionnel adapté pour examen. Aujourd’hui, nous parvenons à traiter et examiner ces documents en une demi-heure maximum. "
Chris Farrell, Analyste des processus opérationnels
Smart & Biggar
FAQ : Traitement automatique des documents et autres fonctionnalités d’AQX pour les services Gestion Brevets
Le traitement automatique des documents dans AQX simplifie la gestion des communications avec les offices des brevets : AQX identifie rapidement les documents, récupère les informations bibliographiques et les échéances, puis les associe aux bons actifs de PI. Résultat, vous avez plus de temps pour valider les données administratives saisies.
Auparavant, les équipes de gestion administrative de la PI devaient ouvrir le document envoyé par l’office des brevets, chercher le dossier correspondant, saisir manuellement les informations demandées et joindre le document au dossier. Désormais, avec la nouvelle fonction, le document est automatiquement traité et les données ajoutées au dossier, vous laissant le temps de contrôler leur exactitude pour les valider.
Par exemple, lorsque vous recevez un document adressé par e-procédure, la plateforme AQX le lit, en capture les données et note la date limite de réponse. Ces notifications électroniques peuvent concerner des lettres officielles, des notifications de délivrance, des notifications de publication, etc.
L’écran Calendar View sur AQX est un espace de travail intuitif, flexible et collaboratif qui facilite la visualisation et la gestion du docketing.
