Conseils de mise en œuvre d’une plateforme de propriété intellectuelle
Services PI
mai 28, 2024
Chaque société, chaque culture d’entreprise, chaque équipe de PI est différente. Toutefois, plusieurs facteurs peuvent contribuer à la réussite de la mise en place d’une nouvelle plateforme PI. Claire Butaye, Solutions Consultant chez Anaqua, vous aide à vous poser les bonnes questions en partageant sa vision et ses conseils.
Basée à Bruxelles, elle conseille les équipes en charge de la propriété intellectuelle au moment de choisir une nouvelle plateforme de PI. Puis, elle les accompagne de la mise en œuvre à la prise en main concrète de l’outil. Elle vous livre ici ses conseils pour alimenter votre phase de réflexion et sa vision d’un projet de mise en service réussi.
3 grands principes pour réussir la mise en service de votre plateforme PI :
- Comprendre les enjeux de votre équipe
- Proposer un processus adapté
- Être bien accompagné
1. Comprendre les enjeux d’une équipe PI
Pourquoi une équipe qui veut changer de plateforme PI doit-elle identifier ses enjeux avant de se lancer dans ce projet ?
Avant de choisir une plateforme pour gérer votre portefeuille de brevets et de marques, identifiez les besoins de votre équipe. Ensuite, déterminez comment un nouveau logiciel peut les aider. Cette phase de réflexion permet d’identifier les fonctionnalités que la plateforme doit posséder.
Évidemment, toutes les entreprises et les cabinets n’ont pas les mêmes enjeux, même si certains vont se recouper. Faire une liste des priorités de l'équipe avant de voir la démo du logiciel est une bonne idée. Quels sont nos objectifs avec cette plateforme et comment ce logiciel peut nous aider à les atteindre ?
Quels sont les principaux enjeux des départements en charge de la propriété industrielle ?
Les problèmes fréquents sont le manque de personnel, de paralégaux et de temps pour gérer les actifs de propriété industrielle. Tout le monde veut plus de temps pour se concentrer sur des tâches importantes. La gestion administrative d'un portefeuille de brevets et de marques prend beaucoup de temps. Alors évidemment quand on manque d’effectifs et qu’en plus, on veut gagner du temps, c’est compliqué.
Une nouvelle plateforme de gestion de la PI, comme PATTSY WAVE 8, peut offrir des solutions en misant sur l'automatisation.
Comment s’assurer que les enjeux seront bien compris ?
Je recommande aux nouveaux utilisateurs d'identifier les enjeux avant de commencer pour une mise en place facile et une utilisation rapide.
Cette phase de réflexion est déterminante pour la réussite du projet. Les métiers et les processus liés à la propriété intellectuelle sont complexes. Il faut également pouvoir exprimer ses besoins clairement et être certain de bien se faire comprendre.
Je recommande de choisir un fournisseur qui maîtrise la propriété intellectuelle et peut vous accompagner en français pendant tout le projet. Le fournisseur doit vous aider à comprendre les enjeux. Il doit vous montrer la plateforme, transférer les données et vous former dans votre langue.
Partager la même langue permet de créer un lien de confiance plus facilement et une plus grande proximité. Cela permet aussi de mieux comprendre les nuances et certaines réactions émotionnelles.
Conseil n°1 à retenir
« Identifier les bons enjeux pour être opérationnel le plus vite possible et avoir une mise en service la plus fluide possible. Pouvoir le faire avec un fournisseur qui comprend votre métier et votre langue, c’est plus simple. »
2. Proposer un processus adapté
Quel est le processus de mise en service d’une plateforme PI ?
Chaque fournisseur de solutions et services de PI a sa propre méthode d’implémentation.
Par exemple, PATTSY WAVE est une plateforme de gestion de la propriété intellectuelle conçue pour les petites et moyennes entreprises. Elle propose divers processus de mise en service pour s'adapter à vos besoins. Pourquoi ? Nous voulons que chaque client soit satisfait financièrement, en termes de temps et de rapidité, pour réaliser le projet. Tout cela pour être opérationnel le plus tôt possible.
Après avoir choisi comment procéder, un chef de projet échangera avec le client et l'équipe technique chargée de convertir et migrer les données. Le client peut demander plusieurs vérifications de données pour s'assurer qu'elles lui conviennent. Ces vérifications peuvent être effectuées plusieurs fois jusqu'à ce que le client soit pleinement satisfait.
Vient ensuite l’étape de la formation des utilisateurs. Chez Anaqua, les formations peuvent se faire en français.
Voici un exemple de processus de mise en service proposé par Anaqua, de la découverte à la mise en production et au support.
En cas de changement de plateforme PI, combien de temps faut-il compter avant d’être opérationnel ?
La durée d'implémentation dépend grandement des besoins de conversion et de migration des données.
Avec PATTSY WAVE, vos données peuvent être converties et migrées en moins d'un mois pour une mise en service rapide. Cela peut être un enjeu majeur pour certains Conseils en propriété industrielle ou entreprises.
À quoi ressemble un bon processus de mise en service ?
Tout commence avec un plan solide, des ressources dédiées et une bonne communication avec l’équipe d’implémentation.
Il faut des attentes bien définies ainsi qu'un planning et un timing précis.
Il est essentiel de désigner une personne responsable pour ce projet, qui servira de lien entre les équipes internes et le fournisseur. Attention aussi à ne pas négliger la bonne compréhension de l’outil qui servira à la conversion des données.
Conseil n°2 à retenir
« Définissez d’abord vos attentes. Puis, prenez en considération le budget, le temps et les personnes que vous pouvez dédier à la phase d’implémentation. »
3. Être bien accompagné - sur votre fuseau horaire et votre langue
Quels sont les critères d’un bon support local ?
La maîtrise de la même langue est un point que nous avons déjà évoqué. Mais, il est également bien pratique d’avoir des contacts et un support technique sur le même fuseau horaire que vous.
Au moment de choisir un prestataire, renseignez-vous sur la répartition de ces effectifs. Par exemple, Anaqua dispose aujourd’hui de bureaux dans plusieurs pays européens (Allemagne, France, Italie, Norvège, Royaume-Uni / Irlande du Nord). C’est rassurant de savoir qu’une personne est disponible sur votre fuseau horaire pour vous aider, et que vous ne resterez pas bloqué.
On entend souvent que tout le monde est habitué à utiliser des logiciels et applications en anglais. Faut-il renoncer à utiliser une interface en français ?
Avec l’internationalisation des équipes, disposer d’une interface en français n’est plus un critère décisif. Néanmoins, cela reste un plus.
D’après le rapport 2024 Global Software Buying Trends de Gartner® , une interface logicielle dans leur langue maternelle est très importante pour 41 % des acheteurs de logiciels français i.
Une équipe peut s’accommoder d’utiliser des logiciels en anglais, notamment lorsque la langue de travail de leur entreprise est l’anglais. Cependant, savoir que sa plateforme de gestion de la propriété intellectuelle est disponible dans plusieurs langues représente un confort indéniable.
PATTSY WAVE est par exemple disponible en anglais, en français et en allemand.
Une interface en français et une équipe francophone basée en Europe, c’est tout ?
Ce n’est pas tout. Il faut que votre plateforme soit aussi capable de gérer des cas d’usage typiques de votre juridiction. Parfois, il ne s’agit pas seulement d’une simple traduction.
La plateforme PATTSY WAVE a été créée aux Etats-Unis il y a plus de 30 ans. Elle figure parmi les meilleures plateformes de gestion de la propriété intellectuelle d’après le site d’évaluation et comparateur de logiciels G2. En 2024, elle a obtenu la récompense “Leader” et “Momentum Leader” pour le 8ème trimestre consécutif.
Désormais, PATTSY WAVE rencontre un succès grandissant en Europe et en France. La plateforme a beaucoup évolué pour répondre aux attentes des utilisateurs dans cette région. Et chaque mise à jour apporte son lot de nouvelles fonctionnalités.
Par le passé, on entendait parfois dire qu'Anaqua ou la plateforme PATTSY WAVE ne serait pas suffisamment adapté à un usage « européen ». Ce n'est pas le cas. Je peux vous le confirmer à 100 %. Pour preuve, des entreprises et des grands cabinets d’avocats français choisissent aujourd’hui PATTSY WAVE.
Conseil n°3 à retenir
« Avec une interface en français, une équipe francophone basée sur le même fuseau horaire que vous et une plateforme adaptée à vos pratiques et votre juridiction, vous aurez toutes les clés pour réussir. »
Vous envisagez de déployer une nouvelle solution de gestion de la propriété intellectuelle ? En savoir plus sur la plateforme PATTSY WAVE.
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A propos de Claire Butaye
Basée à Bruxelles (Belgique), je travaille dans le domaine de la propriété industrielle depuis 6 ans. J’exerce chez Anaqua en tant que Sales Engineer et Solutions Consultant. Ma mission : travailler sur des projets pour faciliter l’utilisation des plateformes de propriété intellectuelle et les rendre aussi efficace que possible.
i 2024 Global Software Buying Guide Trends, Gartner® : https://www.gartner.com/en/digital-markets/insights/2024-global-software-buying-trends
