Gestion de la saisie de PI : 5 tableaux de bord pour optimiser vos charges de travail
Brevets | Marques | Docketing
octobre 13, 2023
Au quotidien, la saisie, les opérations et le reporting liés à la propriété intellectuelle exigent de prêter attention à de nombreux détails. C'est pourquoi le fait d'avoir une vision claire sur les dossiers en cours et la charge de travail peut changer la donne. Pour un meilleur contrôle, vous devriez disposer d'un logiciel qui propose des tableaux de bord intégrant l'ensemble de vos données et activités.
Vous trouverez ci-dessous cinq exemples de tableaux de bord qui peuvent grandement faciliter la gestion administrative des droits de propriété intellectuelle :
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Tableau de suivi de la charge de travail
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Tableaux prévisionnels pour les annuités et renouvellements de marques
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Tableau de suivi des demandes de dépôts à l'international
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Tableau de bord des indicateurs de performance des conseillers extérieurs
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Tableau de suivi de la qualité des données sur les brevets et marques
1. Responsable Propriété intellectuelle : Tableau de suivi de la charge de travail
À quoi ressemble la journée de votre équipe de juristes et d'assistants propriété intellectuelle ? Parvenez-vous à gérer le volume de travail ? Quelles sont les priorités ? Trouvez rapidement réponse à ces questions et répartissez les tâches selon les besoins grâce à ce tableau de bord.
Pour commencer, vous pouvez afficher toutes les tâches essentielles et identifier les potentiels obstacles, puis régler les problèmes éventuels et attribuer les tâches aux collaborateurs les mieux adaptés.
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Dans cette partie du tableau de bord du workflow, vous pouvez visualiser quels membres de l’équipe ont le plus de tâches en retard afin d’optimiser votre répartition de la charge de travail.
Ce tableau de bord peut également vous servir à :
- Télécharger facilement des rapports sur le travail de votre équipe en vue de les partager ;
- Gérer vos tâches quotidiennes plus efficacement, en les filtrant par : date limite, état, tâche essentielle, tâche officielle, cible, type de dossier ou autres informations.
2. Évaluez les dépenses : Tableaux de suivi prévisionnels pour les annuités de brevet et renouvellements de marque
Combien dépensez-vous actuellement pour les annuités de brevet et renouvellements de marque ? Restez-vous dans votre budget ? Savez-vous comment évoluent vos dépenses ? Avec les tableaux de bord, vous pouvez visualiser rapidement ces informations. Chacun d’eux vous permet également de connaître en un coup d’œil la rentabilité des mesures prises récemment pour vos brevets ou marques.
Figure 2
Vérifier les tâches et l'état d'avancement des annuités de brevet de la journée.
Les tableaux de bord prévisionnels pour les annuités/renouvellements de marque servent aussi à :
- Simplifier le processus d'élaboration du budget, en facilitant la visualisation des dépenses trimestrielles et annuelles ;
- Faciliter la gestion du portefeuille en vérifiant les dépenses actuelles selon la technologie, la gamme de produit, le département ou autre ;
- Préparer les rapports dont vous avez besoin en un instant, en les filtrant par : état du renouvellement/des annuités, dates limites, coûts restants, ainsi que des informations générales ou détaillées sur les dossiers.
Les services Anaqua simplifient vos annuités/renouvellements
Grâce aux services Anaqua services Anaqua, les équipes de propriété intellectuelle peuvent veiller au bon paiement à temps de leurs annuités de brevet et renouvellements de marque. La méthode d’Anaqua, clairement définie et largement implantée, a déjà fait ses preuves chez les entreprises et les cabinets juridiques, où elle est connue pour son efficacité et les économies qu’elle permet de réaliser. Nos services de paiement sont pleinement intégrés à la plateforme AQX.
Si votre entreprise utilise les services de paiement Anaqua pour ses annuités de brevet et/ou renouvellements de marque, les coûts actuels sont mis à jour automatiquement chaque jour, ce qui vous permet de connaître votre budget restant.
3. Vos brevets dans le monde : Tableau de suivi des demandes de dépôt à l'international
Les formalités de dépôt à l'étranger augmentent de façon exponentielle les tâches administratives, mais ce tableau de bord peut vous permettre de gagner en efficacité.
Le tableau de suivi AQX des demandes d'extension de brevet à l'international vous aide à visualiser le processus de déclaration à l'étranger de bout en bout. Il permet d'explorer facilement les dépôts par pays et de fournir aux décideurs les rapports dont ils ont besoin.
Figure 3
Utilisez ce tableau de bord pour vérifier l'état d'avancement du dépôt de votre entreprise partout dans le monde.
4. Gérez l’efficacité de vos partenaires externes : Tableau de bord représentant les indicateurs de performance des conseillers extérieurs
De nombreuses entreprises dépendent fortement de conseillers externes. Tous les prestataires vous font-ils vraiment gagner du temps et économiser de l’argent ? Gèrent-ils des problèmes sortant de leur domaine d’expertise ? Grâce à ce tableau de bord, vous pouvez consulter les indicateurs de performance clés des cabinets de conseil externes pour comparer leur coût, leur qualité et leur rapidité. Visualisez les performances de chaque cabinet en matière de préparation et de traitement dans des graphiques intuitifs. Vous aurez en un coup d’œil toutes les informations nécessaires pour prendre les meilleures décisions à l’avenir, économisant ainsi du temps et de l’argent.
Figure 4
Cette section du tableau de bord des indicateurs de performance des conseillers extérieurs vous permet de consulter l’état d’avancement des dossiers dans chaque cabinet afin d’évaluer leurs performances et de répartir les charges de travail différemment si nécessaire.
Parcourez ce rapport et :
- Filtrez les résultats par cabinet, pays, domaine de dépense, technologie ou informations propres à un dossier de haut/bas niveau afin de voir où les performances du cabinet sont les meilleures ;
- Étudiez les cabinets par domaine d’expertise ou par technologie pour mieux distribuer les nouveaux dossiers ;
- Affichez les meilleurs domaines de performance des cabinets, comme le délai de rédaction et dépôt, etc.
5. Résolvez les problèmes de données : Tableaux de suivi de la qualité des marques et brevets
Figure 5
Cette partie du tableau de bord pour le suivi de la qualité vous permet de configurer des alertes personnalisées vous invitant à contrôler les informations afin d’identifier d'éventuelles anomalies.
Il n’y a rien de pire que de repérer des problèmes dans les informations d’un dossier quand celui-ci est déjà avancé. Avec ce tableau de bord, les responsables de la saisie de PI peuvent vérifier s’il existe des problèmes de cohérence ou d’exactitude des informations, qui risquent d’affecter le workflow/le droit, ou encore des insuffisances. Il sert à suivre les importations d’acquisitions, les saisies manuelles, les migrations et autres importations de données. En outre, vous pouvez définir vos propres critères pour repérer d'éventuelles anomalies au quotidien et optimiser l’efficacité de vos processus.
En savoir plus sur les tableaux de bord AQX HyperView™
Si vous supervisez la saisie et le traitement de la PI, vous savez que la gestion de la propriété intellectuelle demande de prêter attention à de nombreux détails. Ces tableaux de bord à la fois flexibles et simples d’utilisation vous permettent de contrôler diverses performances pour prendre rapidement les meilleures décisions concernant vos priorités quotidiennes, mais aussi de générer des rapports sur les principales informations à destination de la direction ou d’autres départements de l’entreprise. Les widgets de chaque tableau de bord peuvent ensuite être exportés sous forme d’image ou de feuille de calcul pour être facilement intégrés à vos présentations ou autres comptes-rendus. Contactez un spécialiste Anaqua pour en savoir plus.
Pour aller plus loin :
