Ein Einblick in den Alltag der IP-Administration
Leitfaden
IP-Administration
Paul, Leiter der IP-Administration in einem international agierenden, stetig wachsenden Unternehmen, spielt eine entscheidende Rolle im kontinuierlichen Wachstum und der Effizienz seiner Abteilung. Sein tägliches Engagement konzentriert sich darauf die Abläufe und Prozesse im Docketing kontinuierlich zu optimieren. Sein Team ist für die fristgerechte Einreichung von Patentanmeldungen bis zur internen Koordination mit Patentingenieuren und der Gewährleistung der Datenintegrität zuständig. Paul ist der zentrale Ansprechpartner für alle Fragen rund um AQX® Corporate, der IP-Managementplattform seiner Firma.
Ein Einblick in den Alltag eines IP-Administrators und AQX-Nutzers
8.00 Uhr
Der Tag beginnt - Paul startet mit einem Blick in sein Docketing-Postfach in AQX und überprüft den Status des Document Auto-Processing. Diese effiziente Funktion nimmt ihm viel Arbeit ab, indem sie automatisch bibliografische Daten und Fristen erfasst, die Dokumentenart identifiziert und die relevanten Informationen aus den Formularen der Patentämter extrahiert. Dank dieser Automatisierung bleibt Paul mehr Zeit für das Wesentliche: Er sichtet Mitteilungen von Kanzleien und ausländischen Korrespondenzanwälten und stellt sicher, dass die Patentingenieuren rechtzeitig informiert werden.
8.30 Uhr
Paul beginnt damit, die Aufgaben für sein Team aus Patentfachangestellten zu organisieren und vorzubereiten. Sein Ziel: einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherstellen. Er überprüft die Mitteilungen des Patentamts – einige müssen geprüft, andere manuell erfasst werden. Dank läuft vieles effizienter, er validiert die Daten und delegiert die Prüfung gezielt an Teammitglieder. Er kann den Fortgang der Korrespondenz in AQX verfolgen, ohne mühsam Daten manuell eintragen zu müssen. So bleibt ihm mehr Zeit, um sein Team bei Fragen zum Docketing zu unterstützen.
10.15 Uhr
Pauls Teammitglied Lisa erhält eine Benachrichtigung, dass sie eine „Notice of Abandonment“ prüfen soll. Nachdem sie die Mitteilung validiert hat, leitet AQX sie automatisch an Paul weiter. So kann er sicherstellen, dass die Patentingenieurin die Aufgabe gemäß den internen Richtlinien des Unternehmens richtig beantragt hat.
11.30 Uhr
Andreas, ein anderes Mitglied aus Pauls Team, wird nächste Woche abwesend sein. Paul nutzt die AQX-Kalendaransicht um das Arbeitspensum der verbleibenden Teammitglieder neu zu organisieren. Er überprüft Andreas‘ anstehende Aufgaben für die kommende Woche direkt in AQX und weist sie gezielt den verbleibenden Teammitgliedern zu. Dank dieser effizienter Planung gewinnt Paul mehr Zeit, sich auf die Datenvalidierung und die Berichterstattung zu konzentrieren.
14.40 Uhr
Paul verwaltet die eingehenden E-Mails für sein Team und entdeckt eine Anweisung mit einer bevorstehenden Frist für eine Auslandsanmeldung. Um den Prozess effizient, lädt er die E-Mail in das Document Auto-Processing Postfach von AQX hoch. Nach der automatischen Verarbeitung steht das Dokument mit der Anweisung bereit und wird direkt dem zuständigen Patentingenieur zur Prüfung zugewiesen.
16.30 Uhr
Am Ende des Tages wirft Paul einen Blick auf die Tätigkeitsberichte. Er überprüft, ob alle priorisierten Aufgaben abgeschlossen und entsprechend markiert wurden. Falls noch offene Punkte bestehen, benachrichtigt er die zuständigen Patentingenieure.
17.00 Uhr
Es war ein intensiver Arbeitstag, doch dank der Unterstützung von AQX hat Paul alles erfolgreich bewältigt. Er kann nun beruhigt nach Hause gehen und entspannen, in dem Wissen, dass alle Daten in der IP-Managementplattform erfasst, geprüft und validiert sind.
KUNDENREFERENZ
„Als führendes Unternehmen im Bereich Innovation setzt IBM auf maximale Effizient – auch in der IP-Administration. Die automatische Dokumentenverarbeitung von Anaqua in AQX erleichert die Verarbeitung von PTO-Dokumenten erheblich. Dank dieser Automatisierung können wir die PTO-Korrespondenz und die Dokumentenverarbeitung effizient steuern, ohne zeitaufwändiges manuelles. Angesichts unseres IBM’s umfangreichen IP Portfolios bedeutet das eine enorme Zeitersparnis und eine spürbare Entlastung unseres Teams.”
Maria Sova, Leiterin der Abteilung Systeme für geistiges Eigentum, IBM
FAQ: Document Auto-Processing und AQX-Funktionen für IP-Administrationsteams
Mit Document Auto-Processing in AQX eliminieren Sie den manuellen Aufwand bei der Erfassung von Unterlagen und Mitteilungen der Patentämter. AQX identifiziert Dokumente blitzschnell und erfasst bibliografische Informationen sowie offizielle Fristen direkt in den entsprechenden IP-Akten. Dadurch gewinnen Sie mehr Zeit für die Validierung von Docketing-Informationen und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Früher mussten Docketing-Teams jedes eingegangene Dokument manuell öffnen, die entsprechende Akte suchen, die relevanten Daten händisch eintragen und das Dokument mit der Akte verknüpfen. Mit Document Auto-Processing wird dieser Prozess automatisiert: Dokumente werden schnell verarbeitet und die Daten direkt in die richtige Akte eingetragen, sodass mehr Zeit für das Validieren von Informationen bleibt.
Erhalten Sie beispielsweise eine elektronische Mitteilung vom Patentamt, liest AQX die Nachricht automatisch aus, erfasst die relevanten Daten und trägt die die Antwortfrist in das System ein. Zu diesen Mitteilungen zählen unter anderem Amtsbescheide und Gewährungsmitteilungen.
The Calendar View of Docket in AQX is an intuitive, flexible, collaborative workspace that makes it simple for teams or individuals to view and manage a docket.
