Docketing-Automatisierung: Was ist das, und was bedeutet es für IP-Führungskräfte?
Docketing
Januar 22, 2024
Docketing-Automatisierung nimmt IP-Docketingteams repetitive Tätigkeiten ab, damit sie sich auf höherwertige operative Herausforderungen und Lösungen konzentrieren können.
In diesem neuen Blogbeitrag beschreibt Fernando Maiques, Senior Director and Head of the AQX® IP management platform bei Anaqua, was das ist, welche Vorteile es bietet, und was es für die IP-Branche bedeutet.
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Was ist Docketing-Automatisierung?
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Mit welchen Herausforderungen sind IP-Prozessteams konfrontiert?
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Welche wesentlichen Vorteile hat die Docketing-Automatisierung?
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Datenprüfung und -validierung: Warum sie weiterhin unerlässlich ist
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Weshalb die Docketing-Automatisierung eine Umwälzung in der IP-Branche darstellt
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Wie AQX operative IP-Prozesse verschlankt
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Wegweisend in der Docketing-Automatisierung
Was ist Docketing-Automatisierung?
‚Docketing-Automatisierung‘ ist ein heute am Markt häufig benutzter, sehr weit gefasster Begriff, unter dem unsere Kund*innen ganz unterschiedliche Dinge verstehen. Im Grunde besteht ihr Zweck darin, manuelles Docketing überflüssig zu machen, repetitive Routinetätigkeiten und -verfahren zu automatisieren, und Daten effektiver zu managen. Damit soll letztendlich der Verwaltungsaufwand für Ihr IP-Prozessteam reduziert werden. Zudem unterstützt die Docketing-Automatisierung IP-Prozessteams bei ihrer Arbeit, da Datenerhebungsverfahren automatisiert werden, und Informationen nicht mehr manuell bei verschiedenen Akteuren – wie Patent- und Markenämtern oder Mandant*innen – eingeholt werden müssen.
Mit welchen Herausforderungen sind IP-Prozessteams konfrontiert?
USPTO, EPO, EUIPO und WIPO besitzen einen Fundus von über 400 verschiedenen Dokumenten, die sie Ihnen senden können – je nachdem, um welchen Teil des IP-Lebenszyklus Sie sich gerade kümmern. Nach der Patenterteilung erhalten Sie während seiner Laufzeit ab der Veröffentlichung bis zur Erteilung fast immer diverse Benachrichtigungen. Im Zuge der Patentanmeldung versendet ein Prüfer eventuell verschiedene Schreiben, die entsprechende Kategorien von Antworten erfordern.
Patent- und Markenteams suchen nach effektiveren Möglichkeiten, um die Menge dieser Formulare und die Daten zu managen, die sie im Arbeitsalltag eintragen, prüfen, und auf die sie reagieren müssen. Unsere Kund*innen möchten ihren Fokus auf hochwertige Arbeit verlagern, sich interessanten Herausforderungen widmen und sich dabei ihrer Kalkulationstabellen und repetitiven Tätigkeiten entledigen. Genau hier kommen die Funktionen zur Docketing-Automatisierung in AQX Law Firm und AQX Corporate ins Spiel.
Welche wesentlichen Vorteile hat die Docketing-Automatisierung?
Für das IP-Prozessteam geht es vorrangig darum, die Wirkung für das Geschäft zu maximieren, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Als Beispiel sei die Eingangsbestätigung genannt: Sie ist eins der einfachsten IP-Dokumente, erfordert aber bei sechs oder sieben Datenpunkten manuelle Einträge. Eine händische Verarbeitung dieses einzelnen Dokuments würde etwa drei Minuten dauern. Auf der IP-Managementplattform von AQX lässt sich dieses Formblatt dagegen in höchstens zehn Sekunden verarbeiten.
Ihre Daten an ein und demselben einheitlichen Ort zu verarbeiten und zu speichern, ist im Hinblick auf das Prüfen und Berichten von Docketing-Tätigkeiten besonders wichtig. Durch Automatisierung von IP-Docketing-Aufgaben wird jede Tätigkeit ab da stets auf dieselbe Weise ausgeführt. Das erhöht die Genauigkeit und gibt IP-Prozessteams die Sicherheit, dem Unternehmen zuverlässige Daten bereitzustellen.
Datenprüfung und -validierung: Warum sie weiterhin unerlässlich ist
Es herrscht die Ansicht, durch Automatisierung des Docketing gebe man die Kontrolle über seine Daten auf. In Wirklichkeit aber besteht der Schlüssel, mit dem man das volle Potenzial der Docketing-Automatisierung erschließt, im proaktiven Handeln, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Compliance von Daten sicherzustellen.
Unternehmen können Fehler auf ein Mindestmaß reduzieren, ihre Effizienz steigern und volle Kontrolle über die Daten behalten, die in ihre IP-Management-Software eingespeist werden, wenn sie diese Daten vor der Verarbeitung validieren, vervollständigen und berichtigen. In einer Welt, in der es auf Datengenauigkeit und -compliance ankommt, erweisen sich die Funktionen zur Docketing-Automatisierung in AQX als unschätzbare Hilfe, um diese Ziele zu erreichen.
Weshalb die Docketing-Automatisierung eine Umwälzung in der IP-Branche darstellt
Patente und Marken zu erfassen und die entsprechenden Fristen und Arbeiten zu managen, ist zeitaufwändig, erfordert zahlreiche manuelle Schritte beim Prüfen und Bestätigen der Korrektheit von Daten und kann, falls beim Managen Fehler passieren, die wertvollsten Assets eines Unternehmens gefährden.
Eine der zentralen Fragen, die uns operative Führungskräfte und Administratoren aus dem IP-Bereich stellen, lautet: Wie lässt sich die Menge an Transaktionen effektiver managen? Die Transformation, die sich in der Bankenbranche vollzogen hat, ist gewaltig. Banken führen tagtäglich Milliarden von Transaktionen aus. Normalerweise schickt man seiner Bank keinen Brief, um eine Zahlung bei ihr zu beauftragen. Die meisten Zahlungen laufen elektronisch ab, und man denkt nicht groß über solche Transaktionen nach. Man ist ans Onlinebanking gewöhnt und hält es für die natürlichste Sache der Welt.
Die Docketing-Automatisierung stellt eine Umwälzung in der IP-Branche dar. Mit ihrer Hilfe werden große Mengen an Daten und einige der wertvollsten Assets eines Unternehmens verwaltet. IP-Teams verfügen über langjährig erprobte Verfahren für das Prüfen von Dokumenten, das Extrahieren von Daten, das Speichern von Patentinformationen in ihrer Docketing-Software und das Validieren dieser Informationen. Im Zuge der verstärkten Automatisierung ihrer Kanzleien wird IP-Prozessteams immer mehr bewusst, wie viel sie erreichen können. Nach und nach trauen sie sich beim Einsatz von Automatisierung mehr zu.
Wie AQX operative IP-Prozesse verschlankt
Hier listen wir einige der Funktionen zur Docketing-Automatisierung in AQX für Sie auf. Dieser Bereich wird bei Anaqua derzeit in hohem Tempo weiterentwickelt. Außerdem wird sich in Kürze Neues für Patent- und Markenteams tun:
- Produktivität steigern durch automatische Verarbeitung der Patent- und Marken-Korrespondenz mit den vier größten Patentämtern (USA, WIPO, EU und Japan) einschließlich Integration mit dem Trademark Status and Document Retrieval System des US-Patentamts für Marken
- IDS-Verfahren vereinfachen durch komfortablen Import des Stands der Technik mit Microsofts Azure AI Document Intelligence
- Doppelte Eingaben abschaffen und den IP-Datenaustausch zwischen Ihrer Kanzlei und Ihren Mandant*innen automatisieren – alles dank Anaqua Connect®
- In Kürze: Antwortfristen korrekter erfassen dank verbesserter automatischer Verarbeitung von Dokumenten, bei der die Korrespondenz mit Patentämtern geöffnet, gelesen, verarbeitet und ihre Inhalte erfasst werden
- Coming soon: In Kürze: Dokumente vor der Erfassung prüfen und validieren – alles im neuen Validierungsbildschirm
Wegweisend in der Docketing-Automatisierung
Seit über einem Jahrzehnt berichten Anaqua's Kund*innen uns von ihren zahlreichen Herausforderungen bei der effizienteren Gestaltung von Docketing-Verfahren. Heute können wir diese technologischen Fortschritte dank der Entwicklung bei KI und maschinellem Lernen nutzbringend in das Management von geistigem Eigentum einbeziehen.
Durch enge Zusammenarbeit mit Anaquas Kunden-Community , haben wir neue Funktionen für das automatische Docketing in AQX Law Firm und AQX Corporate konzipiert, die auf die Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Kund*innen zugeschnitten sind.
Mein Antrieb sind die Vereinfachung der Arbeit unserer Kund*innen und die Zusammenarbeit mit ihnen sowie das, was AQX als führende IP-Managementplattform auszeichnet.
Im anstehenden AQX-11-Release der IP platform and AQX Corporate IP-Plattform und der Anaqua’s IP-Plattform werden zahlreiche der von IP-Prozessteams täglich benutzten Formblätter von Patentämtern automatisch verarbeitet. Für Anaquas Kund*innen zählt die Docketing-Automatisierung zu den obersten Prioritäten. In diesem zentralen Bereich haben wir Investitionen vorgenommen und deren Resultate im Zuge unserer jüngsten Releases veröffentlicht. Anaqua ist wegweisend bei innovativen Docketing-Lösungen aktiv, um Ihrem Team Raum zu geben, damit es sich auf Ihre betriebskritischen Tätigkeiten konzentrieren kann.
Infothek:
- Erfahren Sie mehr über AQX Law Firm
- Erfahren Sie mehr über Anaquas Law Firm Kunden-Community
- Lesen Sie unseren thematischen Blogartikel zur Digitalen Transformation und ihrer Bedeutung für Ihre Kanzlei
- Erfahren Sie mehr über AQX Corporate
- Entwickeln Sie Ihre IP-Prozesse mithilfe der Docketing-Automatisierung weiter
