Automatisation de la gestion administrative : quel impact sur les services de PI ?
Docketing
janvier 26, 2024
Fernando Maiques
L’automatisation de la gestion administrative de la propriété industrielle (PI) libère les équipes des tâches répétitives. Elles sont ainsi libres de se concentrer sur les défis opérationnels à plus forte valeur et sur leur résolution.
Fernando Maiques, Directeur produit de la plateforme de gestion de la propriété intellectuelle AQX® chez Anaqua, nous explique en quoi consiste l’automatisation de la gestion administrative de la propriété industrielle, ses avantages et comment elle bouscule le secteur.
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Que signifie l’automatisation de la gestion administrative de la propriété industrielle (ou Docketing) ?
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Quels sont les défis rencontrés par les équipes administratives en charge de la gestion des titres de PI ?
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Quels sont les principaux avantages à automatiser la gestion administrative de la PI ?
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L’importance des étapes de vérification et validation des données
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L’automatisation de la saisie, un tournant pour le secteur de la PI
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Des tâches administratives de PI optimisées grâce à AQX
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À l’avant-garde de l’innovation avec l’automatisation des tâches administratives
Qu’est-ce que l’automatisation de la gestion administrative de la propriété industrielle (ou docketing) ?
L’automatisation de la gestion administrative de la propriété industrielle, ou Automated Docketing dans les pays anglo-saxons, désigne différentes réalités pour les professionnels de la PI. L’objectif est d’éviter la saisie manuelle, d’automatiser les tâches quotidiennes répétitives et de gérer plus efficacement les données. Cela réduit à terme la charge administrative qui pèse sur les assistants de propriété intellectuelle et paralegaux. Ils voient leur travail simplifié grâce à l’automatisation des processus de collecte des données. Puisque cela évite notamment de recueillir des informations manuellement auprès des différents partenaires (offices de propriété intellectuelle ou clients).
Quels sont les défis rencontrés par les équipes administratives en charge de la gestion des titres de PI ?
Selon le segment du cycle de vie de l’actif, l’USPTO, l’EPO, l’EUIPO et l’OMPI peuvent vous envoyer plus de 400 types de documents différents. Si votre brevet est délivré, vous recevrez presque systématiquement une multitude de notifications au cours de son cycle de vie, du dépôt à la délivrance. Pendant la procédure de dépôt, un examinateur peut envoyer plusieurs courriers appelant différents modes de réponse.
Les équipes de gestion des brevets et des marques cherchent à gérer plus efficacement le volume de formulaires et de données au quotidien, qu’il s’agisse de les saisir, de les contrôler ou de répondre aux correspondances. Plutôt que d’être cantonnés à des tâches répétitives et à des tableurs, nos clients voudraient se concentrer sur des activités à forte valeur. C’est là qu’entrent en scène les fonctionnalités d’automatisation proposées par AQX Law Firm et AQX Corporate.
Quels sont les principaux avantages à automatiser la gestion administrative de la propriété industrielle ?
Pour les équipes en charge de la gestion administrative des brevets, modèles et marques, il y a trois priorités : maximiser son impact, gagner du temps et optimiser son efficacité.
Prenons par exemple le récépissé de dépôt : c’est l’un des documents de PI les plus simples. Et, il requiert pourtant de saisir à la main six ou sept points de données. Le traitement manuel de ce seul document peut prendre 3 minutes. Avec la plateforme de gestion de la propriété intellectuelle AQX, en revanche, le formulaire est traité en 10 secondes maximum.
Pour la vérification et le reporting, il est indispensable de traiter et stocker vos données dans un outil à la fois centralisé et standardisé. Avec l’automatisation, vous avez la garantie que chaque tâche est réalisée de la même manière. En outre, le processus assure la fiabilité des données : l’équipe de PI peut ainsi les transmettre en toute confiance aux autres services de l’entreprise.
L’importance des étapes de vérification et validation des données
On entend souvent que l’automatisation de la gestion administrative de la PI implique de renoncer au contrôle de ses propres données. Bien au contraire : la clé pour libérer tout le potentiel de ce processus est une approche proactive, garante de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la conformité des données.
Avant d’être traitées par le logiciel de gestion de la PI, celles-ci doivent en effet être validées, complétées et corrigées. Les entreprises peuvent ainsi réduire les erreurs, améliorer leur efficacité et profiter des avantages de l’automatisation, tout en conservant un contrôle total sur leurs données. À l’heure où l’exactitude et la conformité des données constituent des priorités absolues, les capacités d’automatisation de la gestion administrative offertes par
AQX vous permettent de répondre à ces attentes.
L’automatisation de la saisie, un tournant pour le secteur de la PI
Saisie des brevets et des marques, suivi des délais et autres tâches de gestion de la PI. Autant d’activités chronophages aux multiples étapes manuelles, notamment pour le contrôle et la vérification des données. Or la moindre erreur pourrait mettre en péril les actifs les plus précieux de l’entreprise.
Une question revient souvent de la part des responsables PI et des assitants administratifs : comment gérer plus efficacement le volume des transactions ? Par exemple, le secteur bancaire s’est effectivement transformé à une vitesse vertigineuse. Chaque jour, il exécute des milliards de transactions. En général, on n’envoie pas de lettre à sa banque pour lui demander d’effectuer un paiement : la plupart des transactions sont électroniques et instantanées. Nous n’y réfléchissons même plus. En tant que consommateurs, nous nous sommes si habitués aux pratiques bancaires en ligne que nous les tenons pour acquises.
De même, l’automatisation de l'administratif est un tournant fondamental pour le secteur de la propriété intellectuelle. Le projet est d’autant plus crucial qu’il implique de grands volumes de données et concerne des actifs parmi les plus précieux de l’entreprise. Établis depuis longtemps, les processus en place dans les services de PI ont déjà fait leurs preuves pour l’examen de documents, l’extraction de données, le stockage des informations des brevets dans un logiciel et leur validation. Mais plus les équipes en charge de la gestion administrative des titres de PI adoptent l’automatisation, plus elles en voient le potentiel en termes de productivité et sont convaincues de l’intégrer à leurs pratiques.
Des tâches administratives de PI optimisées grâce à AQX
Les capacités d’automatisation de l'administratif offertes par AQX évoluent rapidement chez Anaqua. D’ailleurs, nous dévoilerons bientôt des nouveautés pour les équipes dédiées aux brevets et aux marques.
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Gagnez en productivité
grâce au traitement automatique des courriers envoyés par les quatre principaux offices des brevets et marques internationaux (États-Unis, OMPI, UE et Japon), notamment avec l’intégration de la base de données TSDR de l’USPTO
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Optimisez les processus IDS
IDS en important facilement les inventions antérieures avec Microsoft Azure AI Intelligence documentaire
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Éliminez les doublons de saisie
et automatisez les échanges des données de PI entre votre cabinet et vos clients grâce à Anaqua Connect®
Prochainement :
- Accélérez la gestion des courriers avec l’automatisation du traitement des documents, qui ouvre, lit, traite et saisit le contenu des courriers envoyés par les offices de propriété intellectuelle
- Contrôlez et validez les documents avant leur saisie dans l’écran de validation
À l’avant-garde de l’innovation avec l'automatisation des tâches administratives
Depuis plus de dix ans, les clients d'Anaqua nous font part des obstacles qu’ils rencontrent dans leur quête d’optimisation des processus administratifs. Aujourd’hui, nous pouvons mettre les avancées technologiques, telles que l’IA et le machine learning, au service de la gestion de la propriété intellectuelle.
Grâce à une étroite collaboration avec la Communauté de clients d’Anaqua, nous avons développé de nouvelles fonctionnalités de saisie automatique pour AQX Law Firm et AQX Corporate adaptées à vos besoins et à vos enjeux.
Simplifier le travail de nos clients et collaborer avec eux, c’est cela qui me motive et qui distingue AQX en tant que plateforme leader de la gestion de la PI.
Dans la prochaine version AQX 11 de nos plateformes, il sera possible de traiter automatiquement un grand nombre des formulaires des offices de brevets et marques que vos équipes doivent gérer au quotidien. Pour les clients d'Anaqua l’automatisation de la gestion administrative est une priorité. C’est principalement dans ce domaine que nous avons concentré nos investissements et nos efforts pour les dernières mises à jour. Anaqua s’impose ainsi comme leader des solutions de gestion administrative innovantes, libérant votre équipe des tâches redondantes pour la laisser se consacrer aux activités stratégiques.
Pour aller plus loin :
- Transformation digitale : votre conseil en propriété intellectuelle est-il prêt ?
- Faire évoluer ses opérations de PI en automatisant l'administratif
- En savoir plus sur AQX Corporate et AQX Law Firm
Par Fernando Maiques, Directeur produit de la plateforme de gestion de la propriété intellectuelle AQX®.
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