Herausforderungen bei der IP-Budgetierung: Schätzung und Analyse von IP-Kosten
Cost Management
Juni 16, 2021
Angesichts steigender Arbeitspensen und reduzierter Budgets sehen sich IP-Fachkräfte regelmäßig gezwungen, IP-Ausgaben neu zu bewerten und Budgets zu repriorisieren. Wie der Thomson Reuters Department Operations Index 2023 ergab, berichteten 66 % der juristischen Fachkräfte von stagnierenden oder sinkenden Budgets.
Unternehmen sind immer öfter in mehreren Regionen der Welt aktiv, was die Zahl weltweiter IP-Anmeldungen ansteigen lässt. Exakte Schätzungen der IP-Kosten sind mehr denn je unerlässlich, um ein wachsendes IP-Portfolio im Rahmen des Budgets effektiv zu managen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan, denn die IP-Budgetierung ist eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe.
Die Komplexität der Budgetierung über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg
Eine der größten Herausforderungen der IP-Budgetierung ist die Notwendigkeit, Ihre IP-Assets in mehreren Gerichtsbarkeiten zu schützen, was gekonntes Navigieren durch ein Labyrinth von nationalen und regionalen Rechtsvorschriften erfordert.
Jede Gerichtsbarkeit hat ihr eigenes Verfahrenssystem von der Anmeldung über die Erteilung bis zur Patentpflege. Noch dazu werden Gebühren und Vorschriften in den einzelnen Gerichtsbarkeiten laufend aktualisiert, sodass man sich kaum auf Daten aus der Vergangenheit verlassen kann. Komplizierter wird es zudem, wenn Sie sich bei Ihrer internationalen Anmeldestrategie für einen bestimmten Weg aus den diversen verfügbaren Optionen entscheiden müssen: z. B. den Vertrag über Patentzusammenarbeit (PCT), das Pariser Verbandsübereinkommen, das Einheitliche Patentgericht (UPC) und das Europäische Patent (EP).
Wichtige Gesichtspunkte bei der IP-Budgetierung
Ein IP-Budget ähnelt einem komplizierten Puzzle: Selbst die erfahrensten Profis können sich schwer damit tun, alle Teile zusammenzusetzen. Vier Gesichtspunkte stehen dabei im Zentrum: amtliche Gebühren, Anwaltshonorare, Übersetzungs- und interne Kosten. Diese Punkte verteilen sich wiederum auf die einzelnen Phasen des IP-Lebenszyklus: Anmeldung, Prüfung, Erteilung und Verlängerung.
Variablen amtlicher Gebühren in verschiedenen Gerichtsbarkeiten
Amtliche Gebühren für Patente hängen von zahllosen Variablen ab, so etwa der Anzahl der Seiten und der Ansprüche wie auch der beanspruchten Prioritäten. Für Biotech-Erfindungen müssen Sie zudem die Zahl der Seiten von Sequenzprotokollen berücksichtigen. Wie die Anmeldung erfolgt – also elektronisch oder in Papierform –, wer der Anmelder ist, welche Internationale Recherchebehörde und mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragte Behörde im Rahmen des PCT ausgewählt werden, wirkt sich ebenfalls auf die amtlichen Gebühren aus.
So erhebt etwa das japanische Patentamt eine Grundgebühr von umgerechnet 15,50 US-Dollar für die Übertragung von Daten ins elektronische Format und eine weitere Gebühr von 5,00 US-Dollar pro Blatt. Die chinesische Staatliche Behörde für geistiges Eigentum, das indische Patentamt und das Europäische Patentamt erheben Gebühren für zusätzliche Ansprüche und Seiten (mehr als 30 Seiten und zehn Ansprüche in China und Indien und mehr als 35 Seiten und 15 Ansprüche in Europa).
Ferner entfällt ein signifikanter Teil der Gesamtkosten – rund 65 bis 80 % – auf die Übersetzung einer Patentanmeldung in Sprachen wie Chinesisch, Japanisch, Koreanisch oder Russisch (Daten aus einer internen Analyse von Anaqua).
IP-Budgets anhand von Kalkulationstabellen zu prognostizieren, erschwert die Kontrolle Ihres Budgets
Bei einer solchen Vielzahl an Variablen können die Ausarbeitung von IP-Kosten anhand einer einzelnen Kalkulationstabelle oder die Schätzung künftiger Budgets auf Basis von Daten aus der Vergangenheit ungenau und zeitraubend sein. Infolgedessen stellen IP-Fachkräfte regelmäßig eine große Diskrepanz zwischen budgetierten und tatsächlichen Ausgaben fest.
Sich für die Prognose künftiger IP-Kosten auf historische Daten zu verlassen, kann zu Fehlannahmen führen, da sich Kosten und Vorschriften für den Schutz geistigen Eigentums in den einzelnen Ländern regelmäßig ändern. Neue Anmeldewege und regionale Abkommen erschweren es noch weiter, eine schnelle Kosten-Nutzen-Analyse unterschiedlicher globaler Szenarien für die IP-Anmeldung durchzuführen.
Um Ihre IP-Kosten exakt zu prognostizieren, benötigen Sie ein automatisiertes Tool mit den aktuellen Kosten und Vorschriften der einzelnen Gerichtsbarkeiten. Das Tool sollte Berichte mit Kostenschätzungen schnell und in einem übersichtlichen Format erzeugen, damit Sie unkompliziert strategische IP-Entscheidungen fällen können.
Wie Anaquas Global IP Estimator Ihnen bei Kostenschätzungen helfen kann
Anaquas Global IP Estimator® sammelt Daten zu IP-Kosten aus einem weltweiten Netzwerk von IP-Kanzleien und Patentämtern. Seit über 30 Jahren hilft der Global IP Estimator Fachleuten für geistiges Eigentum dabei, korrekte, aktuelle Schätzungen von IP-Anmeldekosten für ihre Patente oder Marken zu erhalten.
Der Global IP Estimator liefert exakte und detaillierte Schätzungen für den Zeit- und Kostenaufwand der Anmeldung eines einzelnen IP-Assets. Sie können Schätzungen für über 150 Länder vornehmen, indem Sie Ihren bevorzugten Anmeldeweg – z. B. PCT, UPC oder nationale Anmeldung – wählen. In den Kostenschätzungen ist eine detaillierte und fundierte Analyse enthalten, da die Kosten nach Anmeldephase und Kategorie wie Gebühren, Übersetzung, Verlängerung oder In-house-Kosten pro Land aufgeschlüsselt sind.
Der Global IP Estimator ist in Anaquas automatisierte IP-Docketing-Plattform PATTSY WAVE®, integriert, sodass Sie Schätzungen für Anmeldekosten direkt aus jeder Patent- oder Markenakte heraus erstellen können. Geben Sie einfach die Basisdaten der Anmeldeanwendung ein, wählen Sie die gewünschten Länder und Anmeldewege, und erzeugen Sie detaillierte Berichte mit Kostenschätzung in Formaten, die sich bequem mit Kunden und Entscheidungsträgern teilen lassen.
„Wer keine Tools wie den Global IP Estimator oder PATTSY WAVE für Jahresgebühren hat, muss die Kosten für jeden einzelnen Fall zwangsläufig auf ausländischen Websites recherchieren. Das kann zeitaufwändig sein und birgt ohne eine Software wie den Global IP Estimator ein erhöhtes Risiko auf Fehlerhaftigkeit.“
Joshua Gibbs, National Intellectual Property Manager bei DLA Piper
Vereinfachen Sie Ihre IP-Budgetierungsverfahren
Ihre IP-Budgetierung genau und übersichtlich zu gestalten, kann für IP-Teams schwierig sein. Kosten für geistiges Eigentum ändern sich laufend, und Daten zum IP-Portfolio sind eventuell über viele Systeme und Kalkulationstabellen verstreut. Wenn Sie in der Lage sein müssen, der Finanzabteilung und Ihrer Unternehmensführung genaue IP-Kostenschätzungen vorzulegen, kann Ihnen IP-Budgetierungssoftware die Genauigkeit bieten, die Sie für Kostenkontrolle und Portfolio-Entscheidungen brauchen. Der Global IP Estimator vereinfacht das gesamte IP-Budgetierungsverfahren und hat Unternehmen und Kanzleien geholfen, das geplante Budget innerhalb von 1 % der tatsächlichen Kosten zu halten, was ihn zur bevorzugten Lösung für die IP-Budgetierung macht.
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Quellen: Thomson Reuters Legal Department Operations Index 2023 (p.4)
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