Moins de charge administrative grâce à la facturation et gestion du temps pilotées par l’IA [Partie 2]

Anaqua a récemment fait l'acquisition de WiseTime®, le logiciel leader de saisie automatique du temps pour compléter ses solutions intégrées de gestion de la propriété intellectuelle AQX® Law Firm et PATTSY WAVE®.

 

La semaine dernière, nous avons rencontré Domenic Leo, VP et General Manager, Law Firms chez Anaqua, et Thomas Haines, VP de WiseTime, pour en savoir plus sur l'acquisition et l’avenir de WiseTime au sein d'Anaqua.

 

Maintenant, dans la seconde partie de notre interview, nous allons voir comment WiseTime peut aider les cabinets de conseils et leur personnel à améliorer leur efficacité et à comprendre les coûts de fonctionnement de leur cabinet.

 

Quels défis WiseTime aide-t-il à résoudre pour les cabinets d’avocats ?

 

Tom : Les cabinets d'avocats doivent suivre chaque minute du temps passé par leurs professionnels sur les demandes de leurs clients et les facturer en conséquence. Ces cabinets sont donc constamment à la recherche d'une meilleure visibilité pour savoir qui consacre son temps à quoi, ce qui est d'autant plus important aujourd'hui que nous vivons dans une société de travail à distance.

 

Nous aidons les cabinets d’avocats à mieux gérer leur temps et leur facturation, et à diminuer les coûts liés à la comptabilisation manuelle du temps passé. Certains clients nous ont dit qu'ils avaient pu réaliser des augmentations à deux chiffres de leur chiffre d'affaires grâce aux gains d'efficacité obtenus par l’utilisation de notre logiciel. D'autres ont augmenté leur temps facturable de 40 %.

 

Dom : WiseTime aide les cabinets d'avocats à comprendre non seulement le coût du travail effectué pour leurs clients. Il permet également de mieux comprendre, en général, le coût d'exploitation d'un cabinet. Lorsque vous dirigez une entreprise, vous voulez toujours savoir si vous faites le meilleur usage possible de vos ressources. La majeure partie de votre capital est du capital humain. Optimisez-vous le travail de votre équipe de manière à contribuer à la réalisation de vos objectifs stratégiques et à maximiser les opportunités de revenus ?

 

WiseTime fournit aux cabinets d'avocats les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur la façon de gérer leur entreprise plus efficacement et de mieux comprendre quelles activités de leur entreprise sont les plus rentables.

 

En quoi WiseTime est-il différent des autres systèmes de comptabilisation du temps ?

 

Tom : Les systèmes traditionnels proposent un système de minuterie à démarrer et à arrêter manuellement, et requièrent la saisie des données au moyen d'un formulaire. Ce que fait WiseTime en arrière-plan, c'est de suivre passivement le travail que vous effectuez sur toutes vos différentes plateformes sur votre ordinateur. Tout au long de la journée, les individus travaillent sur plusieurs systèmes dans le cadre de diverses activités. WiseTime capture ces données de manière transparente grâce à sa capacité de chronométrage autonome et rassemble ces informations pour vous dans votre calendrier quotidien privé. Sans aucune saisie manuelle, WiseTime crée un squelette de leur journée, de sorte que les utilisateurs peuvent visualiser des informations précises sur toutes les activités facturables et non facturables. Cela offre un énorme potentiel pour identifier et limiter les pertes de temps non facturable ainsi que pour augmenter la comptabilisation du temps facturable.

 

Nos clients nous disent qu'ils apprécient de pouvoir récupérer plus d'heures dans leur journée. De manière générale, cela leur permet d'augmenter leurs revenus grâce aux gains d'efficacité. Nous contribuons à donner aux cabinets d'avocats une plus grande visibilité sur les données et les activités de leur personnel. Ils peuvent ainsi déterminer où concentrer leurs efforts commerciaux tout en préservant la vie privée de chaque professionnel grâce à un processus explicite de partage du temps.

 

Comment WiseTime permet-il aux professionnels de la PI de gagner en efficacité tout au long de leur journée ?

 

Tom : C’est simple, votre temps est beaucoup trop important pour que vous le perdiez à effectuer des tâches administratives. Que vous soyez un conseil en brevets, un parajuriste ou tout autre professionnel du droit, votre temps est incroyablement précieux.

 

Nous pouvons être votre assistant personnel de gestion du temps. Au lieu de consacrer 30 à 60 minutes par jour à cette tâche, vous pouvez y consacrer dix minutes. Si vous pouvez libérer une heure de temps productif par jour, c'est considérable. Cela apporte une réelle valeur ajoutée aux professionnels de la propriété intellectuelle, qui peuvent ainsi consacrer leur attention à la réalisation d'un travail plus important pour les clients plutôt qu'à une tâche interne.

 

Qu'est-ce qui motive le besoin d'innovation en matière de temps et de facturation ?

 

Tom : En fait, les clients des cabinets d'avocats s'attendent à un temps de réponse plus rapide et à une meilleure visibilité du travail effectué. En outre, les équipes d'achat des clients intègrent désormais les fournisseurs de services professionnels dans leur examen. Les cabinets d'avocats doivent augmenter leur productivité, de manière efficace et effective, pour rester compétitifs.

 

Après un premier gain considérable de productivité grâce à l'utilisation de logiciels de gestion de la propriété intellectuelle tels que AQX® Law Firm et PATTSY WAVE®, les cabinets d'avocats recherchent maintenant de nouvelles possibilités d'utiliser la technologie pour gagner encore plus de productivité en matière de temps et de facturation. Par conséquent, cela améliorera la capacité des partenaires à gérer et à optimiser la façon dont ils gèrent leurs affaires, grâce à des données précises et disponibles au bon moment.